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樂山職業技術學院學生檔案管理辦法

作者: 發布時間:2013-04-10

樂山職業技術學院學生檔案管理辦法(試行)
第一章 總 則
第一條 為了貫徹落實教育部《普通高等學校學生管理規定》,做好我院學生檔案管理工作,促使我院學生檔案管理工作規范化、制度化,根據《中華人民共和國檔案法》、國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》以及《四川省教育廳關于印發〈四川省普通高等學校學生檔案管理辦法〉(試行)的通知》(川教[2007]26號)等法律、法規和文件精神,結合我院實際,特制定本辦法。
第二條 學生檔案是學生在校期間形成的,反映學生德、智、體及家庭政治、經濟狀況的個人檔案材料。學生檔案是學?疾、錄取、培養、教育學生過程中形成的第一手資料,是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。
第三條 學生檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分,學生檔案管理實行集中統一管理的原則,確保學生檔案的完整、準確、系統、安全。
第二章   檔案管理職責
第四條 學院高度重視學生檔案工作,并成立了學生檔案工作領導小組。該領導小組由學院黨委書記蹇路、院長劉書銘擔任組長,副院長周國光、陳元進、胡澤君擔任副組長;辦公室設在學生工作部,主任由路喜苓擔任,副主任由陳芝海、郝光華、徐筱躍擔任;成員由黃建波、張勇、葉宏光、張勁草、徐志紅、徐剛、舒敏、石小葉組成。
第五條 新生檔案由招生就業處統一接收、匯總、整理后按專業登記造冊(一式兩份)移交學院學生檔案管理部門。
第六條 各系(部)、處(室)要做好學生在校期間形成的檔案材料的收集整理工作,在材料形成后一個月內,移交學院學生檔案管理部門,并協助檔案管理部門做好歸檔工作。畢業生的檔案材料應在每年畢業生派遣前半個月內向檔案管理部門歸檔完畢,并按期移送招生就業處實施派遣和轉遞。
第七條 學生檔案管理部門工作職責
(一)     接收、鑒別和整理學生檔案材料;
(二)     辦理學生檔案的查閱、借閱;
(三)     辦理學生檔案的轉遞,為有關部門提供學生情況;
(四)     做好學生檔案的安全、保密、保管工作;
(五)     制定和完善學生檔案管理規章制度,做好學生檔案分析統計工作;
(六)     辦理其他有關學生檔案事項。
第三章 檔案歸檔范圍及分類
第八條 歸檔的學生檔案,必須真實地、歷史地、全面地反映學生的成長過程及其有關情況,對部門及個人當前和長遠具有參考價值和憑證作用。
第九條 學生檔案的歸檔范圍及分類:
第一類 入學資料:錄取通知書;招生錄取檔案;學生入學登記表。
第二類 學籍和教學管理資料:學籍卡;學籍異動通知;成績表;技能鑒定或考證、考級資料;第二課堂選修材料;專升本資料。
第三類 鑒定材料:軍訓資料;學年綜合測評或學年輔導員鑒定資料;干部考核資料。
第四類 獎懲資料:院、系兩級及其以上獎勵或榮譽資料;處分按學院規定如實裝檔。
第五類 健康材料:入學體檢表;畢業體檢表;大學生體質健康標準登記卡或免于執行體質健康標準申請表。
第六類 畢業資料:畢業設計、畢業實習資料;畢業生登記表(畢業證編號記在“學校意見欄”);畢業派遣證資料。
第七類 黨、團資料:加入中國共產黨、共產主義青年團或其他黨派、團體等組織的相關材料。
第八類 助學貸款及其他可供學校和社會錄用人才時參考的材料資料。
第四章 檔案收集與管理
第九條 學生檔案形成部門要重視學生檔案的日常收集、積累工作,要將真實反映學生德、智、體方面的材料及時收集歸檔。
第十條 學生檔案管理人員要將收集的材料,認真鑒別,屬于歸檔的材料必須做到真實、完整、齊全、文字清楚,并經組織審查蓋章后方能歸檔。
第十一條 學生檔案材料,不能用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫書寫。
第十二條 學生檔案信息記載要準確、規范。學生及學校在填寫學生履歷等表格時,學生姓名書寫要準確,不能寫同音字,曾用名要書寫,個人不能隨意改名。要求身份證、畢業證、畢業生派遣證、學籍卡上的姓名應一致,各種表格上的姓名、出生年月應一致。反映聲像特征的照片要求是近照;反映父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編、電話等情況的文字材料要真實清楚。
第十三條 辦理了休學手續的學生,其檔案由各系部作為非在校學生檔案妥善保存;復學后,應及時將其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。
第十四條 留級的學生檔案,每學年在接到教務處通知后,立即將其檔案轉到所留班級并上名冊,并將在原班級的名字注銷并說明原因。
第十五條 未完成學歷教育而中途參軍入伍的以及退學、失蹤、死亡的,其學生檔案轉給學生工作部保管。
第十六條 學生在受刑事處分和勞動教養期間,將其檔案轉給學生工作部保管;刑滿釋放、解除勞動教養或重新就業的,檔案按有關規定轉入其所在單位或居住地的人事部門保管。
第十七條 畢業學生的檔案由學生工作部組織各系部裝檔并對內容完整的檔案向招生就業處移交;由招生就業處按有關規定對外派送。
第十八條 對內容不完整的畢業生檔案以及畢業離校時未落實工作單位、本人又在6月20日前向學生工作部提出書面申請、請求人事檔案保留在學院的,其畢業生檔案移交學生工作部管理,按規定保留兩年;超過二年的,按樂山人才交流中心檔案管理收費標準收取畢業生人事檔案保管費。所收取的檔案保管費主要用于畢業生檔案管理的有關支出,不得挪做他用。
第五章 檔案的利用、轉遞與查詢
第十九條 因工作需要查閱和借閱學生檔案,須遵守下列規定:
(一)凡到我院查閱學生檔案的,須憑介紹信并經系部書記審查同意后方能進行。同時,必須遵守保密制度,嚴禁涂改、抽取、撤換檔案材料。
(二)我院學生檔案一般不外借;必須外借時,須憑介紹信并經學生工作部審查同意后方能進行。
(三)學生個人不能查閱自己的檔案材料。
(四)為學生就業和用人單位審查需要而提供服務時,須經學生工作部和招生就業處共同審查,批準后方能進行查閱。
第二十條 畢業學生檔案的轉遞須遵守下列規定:
(一)畢業生檔案應通過機要投遞或派專人派送,不能郵寄;嚴禁由學生或其委托人自帶或保管畢業生檔案。違反本條規定者按學院相關責任事故處理。
(二)畢業生檔案原則上派送到學生原籍的人事檔案管理部門或人才交流中心;確需改派到用人單位或其他相關人事檔案管理部門的,必須在6月20日前招生就業處提出書面申請,經主管院長審批后方能按有關規定進行。專升本的畢業生檔案由教務處負責派送。
(三)轉出的畢業生檔案必須按“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細填寫,嚴密包封。并附所派檔案的學生花名冊和接收回執單。
(四)畢業生檔案轉出后逾期一個月未收到接收回執單的,招生就業處應及時催辦,以防檔案丟失;接收回執單應作為學生檔案管理工作的重要資料保存。
(五)校外畢業生及其委托人對其檔案去向進行查詢、尋找的,由招生就業處接待、辦理。
第六章 附 則
第二十一條 本辦法適用于取得我院全日制大中專學籍的學生檔案管理;我院的校外辦學點和其他院校在我院的辦學點中,凡是取得我院學籍的學生其檔案管理一律按本規定辦理,非我院學籍的學生其檔案管理按聯合辦學的相關規定辦理。
第二十二條 本辦法由學生工作部負責解釋。
第二十三條 本辦法自發布之日起試行;原2004年開始實施的《樂山職業技術學院畢業生檔案管理辦法》依然有效,其中與本辦法有沖突的按本辦法執行。如國家法律法規和教育行政主管部門政策有變動的按最新的國家法律法規和教育行政主管部門政策規定執行。



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